Тайм-менеджмент руководителя: расстановка приоритетов

Наиболее важный вопрос в тайм-менеджменте — определить приоритетность, последовательность выполнения задач, часто хватаясь за всё сразу, не успеваем ничего или затрачиваем много сил, энергии на несущественные вопросы. Тайм-менеджмент руководителя предполагает особые подходы к данному вопросу.

Расстановка приоритетности

Определить приоритетность — принять собственное решение, какая задача имеет первоочередное значение, какая второстепенное, какая может быть на 3-м или четвёртом месте.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!
Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию... Читать подробнее..

Однажды Ч.Шваб получил совет по использованию времени, за который в последствии заплатил 25 тыс. дол. Суть этого метода в следующем: написав список дел на день, стоит внимательно просмотреть его, проставить цифры, последовательность выполнения задач, в зависимости от важности и срочности действий, в дальнейшем выполнять всё чётко в соответствии с установленной последовательностью и не браться за новое дело, не завершив первого.

Такой подход значительно повышает эффективность работы. Даже, если в конце дня останутся нерешённые вопросы, то они не будут столь значительными в отличие от хаотичной работы. Мелкие задачи, конечно, можно решать между крупными, чтобы переключиться, но нужно чётко держать курс на основные приоритеты.

Расстановка приоритетности

Положительный эффект от выполнения действий в соответствии с приоритетами:

  • удовлетворение от рабочего процесса;
  • результативность и успешность работ;
  • сроки всегда выполняются;
  • снижается вероятность конфликтов;
  • снижается стрессовость работы.

В экономике есть принцип Парето, который предполагает соотношение 20:80. Так обычно 20% клиентов позволяют получать 80% прибыли, 20% ошибок ведут к 80% потерь, 20% исходных продуктов формируют 80% стоимости конечного продукта. Эта пропорция работает и в обратном соотношении.

Относительно распределения времени и важности задач она также актуальна — первые 20% времени (особо важные вопросы) приносят 80% результатов, при правильном его использовании, остальные 80% времени приносять лишь 20% результатов (второстепенные вопросы). Потому работа по приоритетам позволяет увеличить результативность, прибыльность работы.

Главный принцип: в первую очередь стоит выполнять особо важные задачи, во вторую — всю остальную текущую работу.

Тайм-менеджмент руководителя: работа с информацией

Тайм-менеджмент руководителя предполагает умение обращаться с информацией, всем знакома ситуация — горы писем, отчётов, документов. Как структурировать данные, разобраться в потоке информации?

Разработаны основные рекомендации по работе с информацией:

  • Необходимо понять, что является для нас важной информацией, а что не стоит внимания, определиться с целью использования данных;
  • Выделить основные информационные темы, которые представляют интерес и могут встречаться в работе;
  • Определитесь с формой и объёмом хранения информации. Документы можно хранить в полном объёме или частичном, в виде ксерокопии, скана, конспекта, ссылок на информацию;
  • Определитесь с носителем информации — бумажный или цифровой. Электронный позволяет хранить большие массивы данных, при этом бумажный — бывает надёжнее в случае поломки техники, обновления программ. Лучше использовать эти два способа совместно, не исключая что-то из них, а дополняя;
  • Необходимо удобно разместить информацию, чтобы она была в поле доступа. Наиболее часто используемая — под рукой или на рабочем столе, реже — на полках рядом, в отдельных папках. Главное, чтобы было понимание, где находятся нужные данные. Нужно разработать свою систему размещения документов. Архивные данные — находятся в скрытых папках или на других внешних носителях, на дальних полках;
  • Установите свою кодировку данных — можно располагать в алфавитном порядке, по хронологии, обозначать буквами, цифрами, цветом.

Алгоритм работы с информацией

Алгоритм работы с информацией:

Нужна ли мне эта информация? — Да, возможно, к какому разделу она относится?- В каком объёме и форме буду её хранить?- Разместить информацию в надлежащую папку в удобном формате.

Если не нужна — удалить, убрать, выбросить, чтобы лишняя информация не мешала в работе.

Работа на текущий день, информация по ней распределяется по приоритетности согласно плану работ, можно отдельными стопками или ячейками, сверху — первоочередная, потом — менее важные вопросы, внизу — «занятие на свободное время».

Поглотители времени

Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?

Рассмотрим список «воров времени»:

  • отсутствие чётких целей;
  • не расставлены приоритеты;
  • берётесь сразу за много задач;
  • нехватка информации по поставленным задачам;
  • отсутствие планирования дня;
  • недостаток организованности;
  • низкая мотивация к работе;
  • долгий поиск информации — адресов, телефонов;
  • случайные звонки;
  • неплановые визиты;
  • шумовой фон;
  • долгие совещания;
  • «общительные» сотрудники;
  • нерешительность в работе над задачами;
  • излишняя суета, спешка;
  • отсутствие делегирования;
  • недостаточный контроль по выполнению работ.

Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.

Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время, связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.

Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.

Поглотители времени

Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:

  • боязнь ошибки;
  • страх перед новыми задачами;
  • боязнь оказаться хуже других сотрудников;
  • страх потери рабочего места;
  • боязнь потери своей индивидуальности.

Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.

Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.

Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.

Полноценный отдых

Тайм-менеджмент руководителя включает и восстановление сил, без этого невозможна эффективная работа. Были проведены научные расчеты и установлено — человеку необходимо отдыхать и в течение рабочего дня по пять минут каждый час или по 10 через 1,5 часа.

Лучше всего переключить своё внимание — позвонить домашним, выйти ненадолго на улицу или почитать газету. Чем больше переключение, тем выше коэффициент отдыха, оставаясь на рабочем месте и читая новости, отдых несущественный, нужно сменить атмосферу хоть на несколько минут.

Именно такой режим используют в учебных заведениях — пара длится 1,5 часа, а в школе урок — 45 минут. Отдых необходим организму для восстановления сил, чтобы сохранять внимание, концентрацию, сложно быть постоянно на пике работоспособности, это невозможно, перерывы помогут восстановиться и улучшить работу.

Существует такое правило организации труда: работаешь сидя — отдыхай стоя, полезно также двигаться при сидячей работе во время перерывов.

Бывает, возникает ощущение отсутствия желания работать, тут стоит понять, в чём причина — усталость, состояние здоровья или перегруженность заботами. Если объективных причин нет, то ищем мотивацию для работы. Если чувствуете, что нужен отдых, выйдите ненадолго, возможно, сознание отдохнёт, и придут новые яркие идеи, особенно актуально для творческой работы.

Полноценный сон необходим также для эффективной работы, сонный сотрудник часто бывает невнимательный, несобранный, с трудом может организоваться, настроиться на работу. Даже при большой загруженности важно находить время для полноценного сна — в среднем, 8 часов. Бывают исключения, когда человеку достаточно и 7-ми часов.

полноценный отдых

Отдыхайте на рабочем месте

Есть известные люди, которые начинают свой день очень рано, спят ночью 4-5 часов, при этом отдыхают ещё 2-3 часа днём. Такое возможно, главное — подобрать удобный график труда и отдыха. Рекомендуют даже небольшой дневной сон для восстановления сил, даже 10-15 минут могут намного улучшить состояние.

Если у Вас есть свой кабинет, то можно позволить себе небольшой дневной отдых по необходимости или использовать машину. Недосыпы негативным образом сказываются на работоспособности, стоит восстанавливать силы. Интересно, что в Китае на ряде производств официально предусмотрен дневной сон и специальные кресла, а Европе также есть дневная сиеста. Может, здесь есть своя логика?

Тайм-менеджмент для руководителей — это универсальная система организации труда и распределения времени, призванная упростить работу сотрудников высшего ранга. Полезно применять методы планирования, расстановки приоритетов, делегирования в работе, для повышения её эффективности.

Желаем идти всегда в ногу со временем, успевать жить и работать!

Читайте так же: «Тайм-менеджмент руководителя: мотивация, цели, планирование»

Так же вам может быть интересно: